25 vinkkiä yritysjuhlien järjestäjälle
1. Onnitteluni, että yrityksesi järjestää (taas) juhlat. Ihmiset rakastavat juhlimista, sillä siitä tulee hyvälle tuulelle.
2. Tarvitaanko syy juhlia? Ei oikeastaan, mutta on tuhansia hyviä perusteluja kutsua ystävät ja tutut koolle – tilinpäätös, tiistai, lanseeraus, pikkujoulut tai palkinnot.
3. Muistivihko on juhlien järjestäjän paras apulainen. Kirjaa ylös kaikki yksityiskohdat niin budjetti pitää, kaikki tulee hoidettua ja seuraavalla kerralla on paljon helpompaa.
4. Vain sata parasta ystävää. Kutsu juhliin heidät, joille uskot juuri tämän juhlan olevan mieluinen.
5. Kellonaika. Aamulla vai illalla, lounas vai cocktail-party? Nämä ovat elämän suuria kysymyksiä. Arabialaiset juhlat alkavat auringonlaskun aikaan mikäli Allah on suosiollinen. Suomalaiset aloittavat prikulleen kello kuusi ja innokkaimmat odottavat jo varttia vaille tuulikaapissa. Päätä juhlien päivämäärä sekä alkamisaika ja kerro se vieraille.
6. Juhlapaikalla on väliä. Valitse tila joka sopii juhlan tunnelmaan. Se voi olla jotain ihan muuta kuin perinteinen juhlapaikka: galleria, teltta, raunio, puutarha, saari tai tavaratalon naisten alusvaateosasto.
7. Juhlan teema inspiroi järjestäjiä ja vieraita yltiöpäisyyteen mutta samalla rauhoittaa kamomillateen tavoin hermoja. Teema ohjaa juhlan kulkua ja myös vieraat tietävät mitä tuleman pitää: rapujuhlissa syödään rapuja, naamiaisissa pukeudutaan erikoisiin asusteisiin, gaalassa on ulkotulet ovella jne.
8. Ohjelmaa pitää olla. Mieluusti joku yllätys. Pieni tai suuri, mutta sellainen joka saa aikaan sykäyksen ihmisten mielissä. Ilotulitus ja kinkkubingo, kansainvälinen oopperatähti sekä välitanssi toimivat hienosti.
9. Budjetti harvoin pitää, koska loppumetreillä juhlien järjestäjä yleensä saa nerokkaan idean: tulennielijä, ihmispyramidi, samppanjaa koko illaksi. Kirjaa juhlavihkoosi menot, pyydä tarjoukset, kilpailuta alihankkijoita ja varaudu yllättäviin menoihin.
10.Ulkopuolista apua kannattaa pyytää. Soita tomeralle kolleegalle, juhlapalveluun (meille), ohjelmatoimistoon ja siivousfirmaan. Kokoa ryhmä, joka innokkaasti ryhtyy juhlavalmisteluihin kanssasi.
11. Kokemuksesta tiedän kertoa, että. Kysy neuvoja muilta juhlien järjestäjiltä. Saat kullanarvoista tietoa luotettavista alihankkijoista, eksoottisista juhlatiloista ja ikimuistoisista ohjelmanumeroista. Varasta parhaat ideat ja unohda ne huonoimmat.
12. Jokainen työntekijä on juhlan isäntä tai emäntä ja huolehtii, että ujoimmatkin pääsevät juhlan taikapiiriin ja että harhailevat löytävät taksiin tai toilettiin jne.
13. Juhlien internet-sivut ovat tulleet jäädäkseen. Moderni yritys tiedottaa ja hehkuttaa juhlasta netin kautta. Sivujen kautta ilmoittaudutaan juhlaa. Lisäksi sieltä löytyy tietoa ohjelmasta, kartat, juhla-blogi, valokuvagalleria ja vaikkapa majoitusehdotukset pitkänmatkalaisille.
14. Soita etukäteen tärkeimmille vieraillesi kertoaksesi juhlasta. Heistä on mukava tietää, että kutsu on tulossa ja samalla varmistut, että he pääsevät osallistumaan.
15. Kutsukortilla kerrotaan oleelliset tiedot juhlasta: miksi, milloin, mihin aikaan, mitä päälle. Postita perinteinen kutsukortti, meilaa tai soita. Pari viikkoa ennen juhlaa on sopiva aika, mutta suuriin tilaisuuksiin kutsun voi lähettää jo kuukautta ennen.
16. Kadonneet osoitteet löytyvät helposti sähköisestä tai ihan perinteisestä puhelinluettelosta. Myös Facebook on kätevä osoitepankki. Säästä kaikki osoitteet ja kirjaa muistivihkoosi kutsuttujen nimet.
17. Monta kärpästä yhdellä iskulla saat, kun pyydät tarjouksen kutsukorttien lisäksi myös paikkakorteista, kirjekuorista, pöytäkartasta ja vaikkapa valokuvatulosteista joilla koristelet juhlapaikan. Digi-painot ovat nopeita ja tekevät hienoa työtä kohtuuhintaan.
18. MC eli Master of Ceremony on tarpeen varsinkin isoissa juhlissa. Hän kertoo käytännön järjestelyistä, tanssittaa yksinäisiä sukulaisia ja esittelee puhujat. Pyydä tähän kunniatehtävään hänet, jolla on sujuvin supliikki ja herkkä tilannetaju.
19.Kyllä ääntä maailmaan mahtuu! Puheiden pitäminen on taitolaji. Upeita puheita siteerataan vielä vuosisatojen päästä. Yleisimmät puheet juhlissa ovat tervetuliaispuhe, onnittelupuhe ja kiitospuhe. Hyvä puhe on lyhyt ja miellyttävä.
20. Äänentoistoa ja tekniikkaa tarvitaan aina silloin tällöin. Mikrofoneja, tietokoneita ja kaiuttimia voi vuokrata alan toimijoilta. He myös asentavat ’kamat’ paikoilleen. Orkestereilla on laitteet yleensä omasta takaa.
21.Kukat ja muut somisteet kuuluvat juhlaan kuin juhlaan. Päästä luovuutesi valloilleen ja koristele juhlapaikka kauniisti. Floristit ja tapahtumatuottajat ovat somistamisen ammattilaisia ja tarjoavat mieluusti apua.
22. Opasteet ovat tärkeä asia. Tienviitat ohjaavat perille ja pöytäkartta istumapaikalle. Käytännöllisiä opasteita ovat myös viitoitukset baariin, vessaan ja vaatenaulakolle.
23. Ulkomaalaisille vieraille nimetään oma isäntä tai emäntä joka henkilökohtaisesti auttaa vieraita paikallisen juhla- ja tapakulttuurin ja pukeutumisen saloihin sekä opastaa juhlapaikalle.
24. Ennen juhlia kutsu kollegat paikalle ja kerro yksityiskohtaisesti mitä juhlissa tapahtuu. Asiat kertautuvat itsellesi ja kaikki isännät ja emännät voivat virittäytyä juhlatunnelmaan.
25. Istu alas ja hengähdä ennen vieraiden saapumista. Se rauhoittaa ja virittää sinut juhlatunnelmaan.
Tulosta sivu
